Gérer une asso de joueurs (ou d'autres choses)

Discussions (générales)
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Je me lance dans la création d’une asso locale de joueurs dont le but est de fournir un espace sympa pour se retrouver, jouer et faire découvrir le jeu de société à de nouvelles personnes.

J’ai accès à une belle salle gratuitement dans un espace communautaire le premier jeudi de chaque mois pour les six prochains mois pour voir si ça prend.

Mes questions pratiques maintenant, et la raison pour laquelle j’ai crée ce topic, c’est pour des suggestions de solutions de management des membres.
En gros il me faudrait une solution qui propose :

  • une liste de membre (nom et contact)
  • une mailing list (et ce qu’il faut pour que les gens s’y inscrivent et s’en retire à satiété)
  • un calendrier des événements
  • une page web simple pour présenter l’asso et donner les infos

En bonus :

  • un système qui permette de lier une page Facebook et pouvoir poster à la fois sur la mailing list et sur Facebook
  • pouvoir héberger/poster des photos de parties pour animer un peu le site web et la page Fb

Pour le moment je n’ai pas d’abonnement, de payement ou quoi que ce soit à payer, c’est surtout pour de la communication.

Voilà, dans les quelques solutions que j’ai vu :

  • Google Workspace : j’aime bien les solutions Google en général. Ça répond à la gestion de membres et mailing list. C’est gratuit pour les non-for-profit organization (ce que je ne suis pas encore parce que je n’ai aucun status légal pour l’instant mais je peux me permettre de payer les $9/mois du compte basique)

  • Google Groups : c’est gratuit et gère la mailing list. Ça m’oblige à poster en tant que moi et pas avec une adresse d’administrateur.

  • Mailchimp : ça semble la référence des mailing list mais à part ça je ne connais pas.

  • Tendenci : parce que le côté « solution open-source auto-herbergée » parle au libriste qui vit en moi et je sais que je peux m’amuser à passer des heures à mettre un truc en place, mais bon un truc facile et robuste c’est sûrement bien aussi (et puis je n’ai pas tant de temps que ça).

Des suggestions, conseils, etc ?

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Je lie aussi ce sujet qui peut être utile (si le fil est populaire je wikiserai le premier post pour regrouper des infos) : Gestion des parties dans une association

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Tu peux autorisée n’importe quel mail à envoyer des messages sur la liste

Pour créer un petit site facilement, tu as blogger.g aussi. Si tu connais un peu CSS, tu peux bricoler pour faire des trucs très sympas.

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Nous, qui ne sommes pas une asso de joueurs mais d’animateurs, avons :

  • un vrai site ouaibe, qui n’est pas à jour mais c’est une autre histoire et surtout un problème humain,
  • une ML gérée par Sendinblue - et je n’y connais rien c’est pas moi qui gère,
  • une page FB gérée à la main.

Je sais, de rien :slight_smile:

Cela dit, et je ne sais pas si tu y as déjà réfléchi, pour une asso de joueurs il y a toutes les questions de responsabilité à prendre en compte aussi : assurances, etc.

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et pour ajouter à @patman, si c’est une association loi 1901, c’est à déclarer en préfecture avec au minimum :

  • un/e président/e
  • un/e secrétaire
  • un/e trésorier/ère, pour les cotisations, les abonnements, le loyer des locaux (pas pour l’instant au moins pendant 6 mois), l’assurance. Donc il faut un budget de l’asso.
  • les statuts de l’asso
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@Romn étant en Nouvelle-Zélande, c’est peut-être différent ça.

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ça joue… :rofl:

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Le secrétaire n’est pas obligatoire. Le président et le trésorier le sont par contre :wink:

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Y a un peu le même principe en NZ mais c’est pas obligatoire (enfin ça l’est si tu veux être immatriculé (et donc bénéficier de trucs comme Google for non-profit)) mais tu peux aussi faire à l’arrache sans structure définie (c’est la NZ, le « à l’arrache » est un concept très important dans la culture locale).

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Je conseille un Discord pour l’association. C’est ce que nous utilisons de notre coté avec un rôle pour Bureau ou Membre. Une nouvelle discussion par Soirée jeux pour indiquer sa présence, les envies de jeux et qq CR à suivre…

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Perso je trouve que tu as déjà été très loin dans tes recherches afin de réussir ton projet.

Dans mon asso on utilise majoritairement Facebook comme moyen de communication. Nous prenons les coordonnées à l’inscription, ce qui nous sert notamment à communiquer avec nos partenaires (pour faire des comptes CE sur Philibert il faut le mail des membres, pareil dans ma boutique locale) mais nous ne nous en servons pas du tout.

Notre communication consiste en un poste le mercredi pour annoncer la prochaine séance du vendredi soir (j’essaye de mettre en avant un jeu qui devrait être joué durant la soirée en faisant un petit speech sur la thématique et les sensations) et le samedi afin de publier les photos des jeux sortis avec un mini CR commun que je fais pour raconter un peu la soirée même si je n’étais pas sur toutes les tables.

On possède aussi un Discord, mais il n’est quasiment pas utilisé par nos membres donc on est très peu actif dessus, il servait surtout lors des soirées distancielles pendant les confinements successifs.

On a aussi un instagram, mais il nous apporte relativement peu de visibilité (on est suivi par des fans de JDS, mais pas forcément des locaux).

Pour les inscriptions, on fait majoritairement via dossier papier, mais on a ouvert l’année dernière une page HelloAsso pour faciliter le traitement (notamment le paiement).

Et enfin pour les membres du bureau on avait une dernière plateforme qu’on utilisait aussi pour communiquer sur des projets (organisation de festival, demandes de subvention, …) mais le nom m’échappe, on ne l’utilise plus depuis 2 ans je crois et Discord fait a peu près le même taf.

Donc finalement, c’est surtout via FB pour communiquer sur nos soirées habituelles, ou en faisant des événements pour les soirées spéciales (haloween, st valentin, …), les tournois, les festivals ou aprèm jeux que l’on organise, ou les événements avec nos partenaires.

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J’ai entendu parler de hello asso, a voir si ça correspond à ce que tu veux

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Hello Asso peut mener à un débat que l’on a eu sur les différents sujets liés à Tric Trac ce mois-ci (étant donné que c’est par cette plateforme qu’ils organisent leurs campagnes de recrutement de membres).
Notamment dans la façon dont la plateforme a de « réclamer » des dons la faisant vivre et ainsi en parasitant indirectement l’image des associations passant par elle.

Plusieurs alternatives ont été proposées sur le sujet adéquat à partir de ce commentaire d’Hexo :

PS : autre élément à prendre en compte, c’est qu’en NZ je doute qu’HelloAsso soit très développé, d’autres outils plus locaux ou mieux connu en anglophonie permettraient un meilleur développement.

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Y a un équivalent CNIL et RGPD en NZ ?

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Pas que je sache, mais c’est un bon point, faudra que je regarde.

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Pour le rgpd il faut savoir qu’il s’applique dès lors que tu manipules des données relatives à des européens. Ce qui. dans le doute, s’applique systematiquement dès qu’on qu’on sort du cadre ultra local. Exemples simple. Je suis en NZ. Je monte une asso. Je prend une assurance. Parmis mes assurés j’ai un français. Le rgpd s’applique. (Apres ya rien de compliqué non plus. les prerequis sont simples tet la plupart des entreprises mêmes étrangères l’appliquent par defaut.)

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Non mais je sais que c’est européen. Je parlais d’équivalence en NZ à manipuler des données personnelles de citoyens

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ben comme c’est local, tu fais « à l’arrache » :rofl: , ça a l’air d’être la façon habituelle de faire les choses… :new_zealand:

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Tiens, un exemple d’une asso qui marche bien dans le coin :

Si il est dans le coin, @dom t’en dira peut-être plus :wink:

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J’abonde dans le même sens. Surtout que discord offre vraiment énormément de fonctionnalités, de gestions de groupes, de rôles différents etc.

A près c’est peut être à discuter avec les membres de ton asso aussi sur leur moyen de communication préférentiel?

Nous nous avons arrêtez les mailing list qui ne correspondaient pas à nos joueurs, on ne post quasi plus sur FB. On a gardé le site (wordpress) pour la vitrine et les CR des soirées et les très grandes annonces (date de rentrée / date de fermeture). Pour les infos internes c’est discord et what’s app pour ceux qui veulent être sur le groupe et ça marche plutôt très bien.